Published using Google Docs
Návod na vkládání táborů
Updated automatically every 5 minutes

Formulář letních táborů

návod na vkládání

Úvod

V roce 2024 prošel formulář táborů na webu Pionýra značnou proměnou. Důležité je zmínit, že schvalovací listy už nebudou podepisovány na papíře, podpisy už budou probíhat jen elektronicky prostřednictvím formuláře na webu za pomoci dvoufázového ověření z RISP. Druhou novinkou je rozdělení formuláře na čtyři části, aby bylo vyplňování co nejpřehlednější.

Pokud v průběhu procesu narazíš na nějaký problém nebo nám chceš jen dát vědět, jak to bylo skvělé, můžeš tak učinit pomocí následujícícho formuláře: https://forms.gle/QLNJXHv4zPSeBWqdA. A pokud půjde o problém, který ti znemožňuje dokončit proces, zavolej nebo napiš Matějovi na +420 777 870 486 nebo matej@pionyr.cz.

Před vyplněním - co k tomu potřebuji vědět?

Funkce/role v RISP

Formulář pro vložení tábora může vyplnit statutární orgán pobočného spolku, tedy vedoucí pionýrské skupiny nebo předseda krajské organizace.

V RISP může statutár udělit jiným funkcionářům práva pro vyplňování, a to přidělením role “Správce akcí PS/KOP”.

POZOR: Správce akcí nemá v základu přístup k osobním údajům lidí v RISP, jen ke svým. Předpokládá se tedy, že správce akcí, který tábor zadává, je zároveň hlavní vedoucí zadávaného tábora, jinak nebude mít možnost vybrat hlavního vedoucího tábora ve formuláři.

Z podstaty své role může formulář vyplnit také uživatel s rolí “Delegovaný správce PS/KOP”.

Jak se přiděluje role? Statutární orgán tak může provést v RISP, v detailu osoby na kartě Uživatelské role. (Blíže viz. helpdesk.)

Hlavní vedoucí tábora

Do formuláře se údaje o hlavním vedoucím tábora ručně již nezadávají, místo toho je uživateli nabídnut výběr z osob na jednotce s příslušnou kvalifikací. To znamená, že hlavní vedoucí tábora, který má funkci na zadávaném táboře vykonávat, musí mít kvalifikaci zadanou v RISP příslušným vzdělávacím centrem. Ostatně dosud byla vložená kvalifikace v RISP povinností.

Dále je nutné, aby v RISP byly zadány všechny údaje o HVT, jmenovitě se jedná o: jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, telefonní číslo (mobil), e-mailová adresa.

V neposlední řadě musí mít hlavní vedoucí tábora aktivované dvoufázové ověření v RISP a roli Správce akcí. To se následně používá pro elektronické podepisování dokumentů.

Hlavní vedoucí z jiné jednotky

Některé tábory se neobejdou bez hlavního vedoucího z jiné pionýrské skupiny, protože nemají na své PS kvalifikovanou osobu. Pro takový případ musí HVT z jiné jednotky předat vedoucímu pořadatelské pionýrské skupiny e-mailovou adresu registrovanou v RISP. Formulář ověřuje, zda osoba v systému existuje a má platnou kvalifikaci.

Po vytvoření konceptu s HVT z jiné jednotky bude tato osoba informována e-mailem o nutnosti potvrzení předání osobních údajů.

POZOR: Hlavní vedoucí tábora musí být vždy členem Pionýra (viz. čl. 3.4.2.h) Směrnice o hlavní činnosti).

Postup pro vyplnění formuláře

Pokud je hlavní vedoucí tábora z jiné jednotky (z jiné PS nebo KOP), než je pořadatel, musí formulář nejprve vyplnit vedoucí pořadatelské PS!

Ověření osobních údajů a dvoufázové ověření

Osobní údaje

Nejprve je potřeba v RISP zkontrolovat a případně opravit osobní údaje vedoucího PS a hlavního vedoucího tábora. To by měl provést sám vedoucí PS.
Pokud jde o HVT z jiné jednotky, musí si své údaje nechat zkontrolovat a opravit svým vedoucím PS.

Pokud nejsi vedoucí PS nebo delegovaný správce PS, předej mu své aktuální údaje a popros ho, aby provedl kontrolu a údaje v RISP případně opravil.

POZOR: Pokud budou údaje chybné, promítnou se do podepsaného schvalovacího listu, který obsahuje také plnou moc pro HVT. V případě chybných údajů tak bude plná moc neplatná.

Dvoufázové ověření

Pro podepsání schvalovacího listu musí mít vedoucí PS i HVT aktivované dvoufázové ověření v RISP (a umět ho používat 🙂). Vedoucí PS by jej měl mít aktivované už od evidence.

Hlavní vedoucí tábora si jej musí aktivovat (pokud ještě nemá) v RISP v editaci svého profilu (viz. helpdesk). Na to musí mít nicméně dopředu aktivovaný účet v RISP (viz. helpdesk).

POZOR: Bez dvoufázového ověření a aktivního uživatele se osoba v seznamu HVT nezobrazí.

Sekce táborů na webu Pionýra

V sekci táborů na webu Pionýra (https://pionyr.cz/tabor-vypis) se zobrazují tábory přihlášeného uživatele až po kliknutí na tlačítko Moje tábory. Oddělujeme tím zveřejněné tábory všech pionýrských skupin od těch, které pořádá jen pionýrská skupina aktuálně přihlášené osoby.

V prvé řadě se tedy přihlas na webu Pionýra - přejdi na www.pionyr.cz, v levém horním rohu klikni na tlačítko Přihlásit a přihlas se svými údaji.

Do sekce táborů můžeš vstoupit několika způsoby - můžeš si kliknout na odkaz tady: Pionýr » Tábory nebo přejít na webu Pionýra na sekci Pro členy, v levém menu kliknout na Tábory (kde si můžeš přečíst spoustu zajímavostí o pořádání táborů) a ve spodní části kliknout na Vložit nový tábor. Zobrazí se ti sekce Moje tábory. Tam uvidíš všechny tábory tvé pionýrské skupiny a jejich aktuální stav schválení.

U svých táborů uvidíš několik odkazů:

Stavy táborů jsou následující:

ODT

Schvalování

Základní údaje

Pro vložení nového tábora je třeba nejprve přidat jeho úplně základní údaje.

  1. Klikni si nahoře na zelené tlačítko Vložit nový tábor.
  2. Zadej základní údaje - název, pořadatel, termín a typ tábora.
  3. Klikni na Uložit.

Všimni si tlačítka Zrušit tábor. Tím je možné případně vytvořený tábor smazat.

Údaje pro schvalovací list

Pokud se jedná o příměstský tábor, přeskoč tuto část a přečti si text pod nadpisem “Údaje pro příměstské tábory”.

Kliknutím na odkaz Schvalování u svého tábora se zobrazí formulář pro vyplnění údajů pro schvalovací list tábora.

  1. Klikni na odkaz Schvalování.
  2. Vyplň potřebné údaje v části Základní údaje.
  3. Zadej souřadnice ve správném formátu, přilož mapu, a to ve formátu JPG nebo PDF.
  4. Vyplň další údaje - Organizace tábora a Personální zabezpečení tábora.
  5. V části hlavní vedoucí tábora vyber z nabídky:
  1. příslušnou osobu
    Formulář zde načítá z RISP osoby, které jsou ze stejné jednotky, mají kvalifikaci HVT, aktivní účet v RISP a zapnuté dvoufázové ověření.
    nebo
  2. HVT z jiné jednotky
    V tomto případě je potřeba zadat e-mailovou adresu, kterou má hlavní vedoucí tábora z jiné jednotky uvedenou v RISP.
    Formulář pak kliknutím na tlačítko Ověřit zjistí, zda osoba existuje a má platnou kvalifikaci.
    Údaje o HVT z jiné jednotky se nenačtou ihned, po uložení konceptu bude muset HVT potvrdit předání údajů odkazem v e-mailu.
  1. Vyplň zbylé údaje o táboru.
    Pozor u pole “Akce schválena dne” - to může vyplnit pouze vedoucí PS na základě schválení výkonným orgánem.
  2. Klikni na tlačítko Uložit koncept.

V části Moje tábory si teď můžeš zobrazit aktuální podobu schvalovacího listu, a to kliknutím na odkaz Schvalovací list. Slouží ke kontrole údajů uvedených na schvalovacím listu před započnutím schvalovacího procesu.

Údaje pro příměstské tábory

Formulář nabízí možnost vložit také příměstské tábory, ty však není povinné zadávat. Pokud vaše krajská organizace nevydala vlastní pokyn ke vkládání příměstských táborů, nevyplňujte je.

Údajů k zadání pro přímětstké tábory je značně méně. Po vyplnění se nic nepodepisuje, jen je třeba tábor uložit. V takovém případě odejde předsedovi KOP e-mail s informací o novém příměstském táboře. Tábor pak zobrazuje Stav: Příměstský.

Schvalovací proces

SCHVALOVACÍ PROCES ZAPOČNĚTE AŽ VE CHVÍLI, KDY JSOU VŠECHNY ÚDAJE ZKONTROLOVANÉ A POVAŽOVANÉ ZA SPRÁVNÉ.

Pokud jsou vyplněné všechny údaje pro schvalovací list (a HVT z jiné jednotky, pokud je, potvrdil předání údajů), je možné začít schvalovací proces.

Ten začíná podpisem vedoucího pionýrské skupiny nebo hlavním vedoucím tábora. Je zde nepodstatné, která ze dvou osob podepíše schvalovací list jako první.

  1. Otevři si u svého tábora odkaz Schvalování.
  2. Překontroluj si údaje.
  3. Ve spodní části klikni na Uložit a podepsat.
  4. Zadej kód dvoufázového ověření a odešli.

V tuto chvíli přijde druhé straně e-mail s informací o táboře připraveném ke schválení, tedy hlavnímu vedoucímu tábora nebo vedoucímu PS - podle toho, která strana podepisovala první.

Proces je zde pro druhou stranu stejný. Rozdíl bude v tom, že již nebude možné údaje upravovat.

Potvrzení krajskou organizací

Po schválení oběma stranami na úrovni pionýrské skupiny odejde předsedovi krajské organizace e-mail s upozorněním na připravený tábor ke schválení.

Předseda KOP ve stejném duchu formulář otevře a podepíše.

Pokud dojde ke zjištění, že schvalovací list obsahuje chybné údaje (může se jednat o jakoukoliv stranu - PS či KOP), může předseda KOP revokovat všechny podpisy, čímž vrátí celý formulář do stavu konceptu. V takovém případě je nicméně třeba schvalovací proces provést znovu od začátku.

Plná moc

Ve chvíli, kdy je formulář podepsaný všemi stranami, bude PDF dokument schvalovacího listu obsahovat všechny potřebné náležitosti.

Tento schvalovací list je pro potřeby tábora nutné alespoň jednou vytisknout a podepsat vedoucím PS i HVT na spodní části druhé strany. Jedná se o plnou moc, kterou vedoucí PS uděluje hlavnímu vedoucímu tábora, aby mohl v rozsahu stanoveném pro letní tábory zastupovat pionýrskou skupinu.

Pokud je hlavní vedoucí tábora zároveň vedoucí PS, není třeba plnou moc podepisovat, hodí se ale mít jednu kopii v táborové dokumentaci.

Údaje pro ODT

Jedná se o informace, které se po schválení ze strany Ústředí Pionýra zobrazí na webu mezi zveřejněnými tábory, čímž je možné propagovat tábor směrem k veřejnosti. Zde tedy stačí vyplnit údaje a odeslat ke schválení.

Jak nahlásit změnu údajů (např. změna HVT, zdravotníka…)

  1. Potřebu změny ihned nahlaste krajské organizaci - poproste o revokaci podpisů ve schvalovacím listu.
    Předseda KOP tak provede kliknutím na odkaz “Schvalování” v seznamu táborů a dále na spodní tlačítko “Revokovat”.
  2. Po revokaci proveďte potřebné úpravy ve formuláři tak, jak jste zvyklí z předchozího vyplňování - u tábora kliknutím na odkaz “Schvalování”.
  3. Proveďte znovu podpisové kolečko vedoucím PS a hlavním vedoucím tábora.
  4. KOP následně opět svým podpisem potvrdí přijetí.

Vyúčtování realizovaného tábora

Realizovaný tábor je třeba řádně vyúčtovat a odeslat formulář s údaji o reálném počtu účastníků a celkovými náklady.

Před vyplněním on-line formuláře nahrajte na Úložiště dotací požadované dokumenty vyúčtování - hlavní knihu (PDF) a přehled o realizovaných nákladech (XLSX).

! Vaše krajská organizace může mít další specifické požadavky pro vyúčtování, nezapomeňte tedy před odesláním formuláře zpracovat i tyto.

Pak už je čas na vyplnění formuláře. Postupujte takto:

  1. Přihlaste se na webu Pionýra.
  2. Přejděte do části Moje tábory.
  3. U tábora, který chcete aktuálně vyúčtovat, vyberte odkaz “Realizovaný”.
  4. Vyplňte požadované údaje:
  1. Počet účastníků 0-18 let - počet osob, které v tomto kalendářním roce dovršily max. 18 let
  2. Počet osobodní 0-18 let - dle stejného klíče
  3. Počet účastníků 0-26 let - počet osob, které v tomto kalendářním roce dovršily max. 26 let
  4. Počet osobodní 0-26 let - dle stejného klíče
  5. Celkový počet účastníků
  6. Celkové náklady tábora - pozor: pokud budete tábor vyúčtovávat jako integrační aktivitu, do celkových nákladů uveďte 0
  1. Zaklikněte čestné prohlášení.
  2. Klikněte na Uložit → zadejte kód pro dvoufázové ověření (aplikace/e-mail).

Předsedovi KOP přijde informace o vyplnění formuláře. Pokud bude třeba provést úpravy, jednoduše formulář otevřete znovu, zadejte upravené údaje a odešlete znovu.

Jak získat správné souřadnice místa konání

Souřadnice ve správném formátu získáš na www.mapy.cz.